Kundbrief för digitala projekt

v.48

2020-11-28 Fördjupning

När vi inleder ett samarbete med en ny uppdragsgivare har vi tusen frågor, minst! Målet är att optimera era möjligheter och få ert erbjudande att glittra lite extra.

Bakgrund (Vilka är ni? Vad gör ni?)

Skriv ned det som ni anser att vi som er samarbetspartner behöver veta om företaget/organisationen. Hur funkar er bransch och hur stora är ni i jämförelse med era konkurrenter. Inom vilka digitala och analoga sammanhang verkar ni? Hur arbetar ni idag med exempelvis försäljning, marknadsföring, information eller annat? Ta er tiden att svara på dessa frågor så kommer vi på Bazooka att lättare förstå vad vi ska hjälpa er att göra och uppnå som er digitala partner.

Det som intresserar oss mest är sådant som hjälper oss att samarbeta på bästa sätt. Vi är inte intresserade av en säljpitch utan vill vara er samarbetspartner. Var därför så raka och transparenta som möjligt (även om sånt som ni kanske inte är så stolta över) så vi går in i projektet med rätt information och förutsättningar.

Om vi redan har en etablerad relation och redan utfört uppdrag för er – fokusera på själva uppdraget och anledningen till att ni kontaktar oss nu.

Syfte med uppdraget (Vad vill ni uppnå med projektet? Varför ska det göras nu?)

Det som är viktigt för oss på Bazooka att förstå vad detta specifika initiativ/projekt/uppdrag ska lösa för problem. Undvik att gå in på en lösning, utan presentera vilka utmaningar eller problem ni står inför istället.

Vad är det för utmaningar som ni vill lösa med detta uppdrag?
Har det uppstått en helt ny möjlighet som ni vill dra fördel av?
Har ni problem som behöver lösas?
Tycker ni att bilden av er utåt inte stämmer med hur ni vill uppfattas?
Känner ni att ni ligger efter era närmaste konkurrenter inom ett visst område?
Vad har ni hört från kunder?
Hur har diskussionerna gått internt?

Vår spetskompetens är att komma på smarta digitala lösningar på era problem. Ni har säkert en idé om vad som kan lösa problemet, men använd er av oss och börja med att berätta om vad själva grundproblematiken är – då får ni ut det mesta av oss och vår expertis!

Mål (Vad vill ni uppnå?)

Förklara de övergripande målen med projektet. Sätt också upp mätbara mål för projektet som ska uppfyllas vid specifika tidpunkter. Finns det delmål som ska uppnås under resans gång? Mätbara mål är viktigt för utvärderingen av projektet.

Föreställ er att projektet är klart:

Vad går att göra nu som inte kunde göras tidigare?
Vilka problem har lösts?
Hur upplever era kunder/besökare förändringen?
Vilka effekter kan ses i er verksamhet internt?

Känns det svårt att få till mätbara mål, kan vi tillsammans sätta upp mål eller komplettera med det längre fram.

Målgrupper – Behov och utmaningar

Vem gör vi detta för? Finns det både en primär och en sekundär målgrupp?
Vilka behov vill vi tillfredsställa?
Vilka utmaningar kan vi hjälpa målgruppen att lösa?
Vad känner ni till om era målgruppers digitala beteende? Finns det någon data som bekräftar den bild ni har av era målgrupper? (Den vill vi i så fall ta del av.)

Förutsättningar och resurser

För att vi ska kunna hjälpa er på bästa sätt behöver vi känna till uppdragets ramar. Tid och pengar är viktiga parametrar. Men även engagemangsnivå och kompetenser är viktiga aspekter att ta hänsyn till.

Vad har ni för tidplan?
Vad har ni för budgetram? Finns inplanerad vidareutveckling av tjänsten?
Hur mycket tid har er interna projektledare och projektgrupp att lägga på att arbeta i detta projekt i dess olika faser?
Vem ska arbeta med innehållet? Och när? Eller finns det redan ett färdigt innehåll?
Finns det parallella projekt eller begränsande tekniska system att ta hänsyn till?

Omfattning och begränsningar

Prioriteringar

Försök identifiera projektets parametrar och vad ni i dagsläget anser måste ingå i projektet. Försök vikta de olika funktionerna och göra en lista där de viktigaste ligger överst och så vidare i fallande ordning.

Budget och planering

Avgränsa och kom överens om leveranser samt projektets tidslinje och budget.

Budget i SEK
Finns det en skarp deadline för när projektet måste vara klart?
Finns det delleveranser med fasta datum under projektets gång? Ex en konferens som en del av projektet ska presenteras under. Det finns ofta flera datum att förhålla sig till.
Kommande förvaltningsbudget efter lansering i antal timmar per månad.

Behov av tekniska integrationer

Finns det några integrationer som kommer behöva göras inom denna satsning?
Meddela oss er/a kontaktperson/er för frågor kring integrationer och system.

Roller och eventuella andra samarbetspartners

Definiera tydligt vilka roller ni som uppdragsgivare har i projektet. Särskilt vem som godkänner beslut och hur beslutsgången ser ut. Ofta kan vi anpassa vår planering för att passa er beslutsgång.
Definiera även vilka roller ni behöver av oss på Bazooka.
Finns det andra samarbetspartners som kommer att leverera inom ramen för detta uppdrag? Hur ser deras uppdrag ut? Tangerar det vårt uppdrag, och kommer vi att leverera till varandra på något sätt? Meddela i så fall eventuella kontaktpersoner.

Redaktör efter lansering

Finns det en redaktör som kommer att arbeta med projektet löpande efter lansering? Ange även omfattning av tjänst som kommer att arbeta redaktionellt med projektet efter lansering.

Befintliga komponenter i projektet

Finns det redan nu befintliga delar i projektet som vi behöver ta hänsyn till?

Grafisk profil

Finns en komplett grafisk profil med logga och beskrivning, eller är det något ni vill ha hjälp av oss att ta fram?
Behöver den grafiska profilen webbanpassas?

Innehåll

Finns färdigt innehåll till projektet?
Ska innehållet användas i sin helhet eller bearbetas? När planeras bearbetningen av innehållet vara klart?
Behöver ni hjälp med innehållet?

Utvärdering och optimering

Sätt upp en tidpunkt, eller helst flera, då vi ska utvärdera om vi har nått upp till de uppsatta målen? Ofta är utvärderingen planerad i flera steg: efter en månad, efter 6 månader, efter ett år… osv.

Det bästa är om det finns en budget för justeringar för att kunna optimera funktioner osv efter analys av konkret data av hur exempelvis webbplatsbesökare agerar. Detta arbete kan med fördel göras inom ramen för en förvaltningsbudget.

Behöver ni utbildning i mätverktyg som Google Analytics/GTM?

Övrigt

Eftersom varje projekt är unikt finns här en punkt för er att skriva ned saker som inte riktigt fått plats under de andra rubrikerna, men som är viktigt för oss att veta för att vi ska kunna agera som er digitala partner.